香港中小企企業服務常見問題

全職行政人員適合需要每天駐場、持續處理大量行政事務的公司；外判企業服務則適合工作量不平均、需要多種專業支援的中小企。比較時應把薪酬、MPF、招聘、工位及交接時間一併計算，再評估會計服務、秘書服務與行政支援的實際範圍。Easy Biz 按工作量及交付要求配對服務，不一定要一次外判所有後勤。

點心 Plan 適合單一或階段性需要，例如會計月結、報稅文件整理、行政事務、設計網站或資助 Funding 支援。EasyBiz 任砌 Plan 適合每月持續需要行政、秘書、HR 及會計的團隊。AI 優化 Plan 則先盤點流程，再評估 AI 秘書或自動化工具是否適用。可以先從一項服務開始，再按業務發展增加支援。

服務費按項目、處理次數、工作量或月度支援範圍評估。報價時會確認交付內容、處理時段及額外工作的計費方式；核數師費用、政府費用、廣告預算及第三方軟件訂閱是否包括，亦應逐項確認。網站成本計算機只作預算試算，不是正式報價或保證節省金額。

開始前應確認保密協議（NDA）、資料用途、存取權限、交接方式及服務結束後的資料處理。只提供完成工作所需資料，並盡量使用可撤銷的分權帳號，避免共用主帳號密碼。涉及 AI 工具時，亦須確認可輸入的資料類型及供應商設定；敏感資料不應未經確認便輸入第三方工具。實際措施以雙方確認的安排為準。

在點心 Plan 勾選需要的服務，或選擇月度／AI 方案，再打開報價抽屜。你可以補充公司情況、常見需求、預期起用日期及急件備註，系統會把內容帶入 WhatsApp 訊息。團隊了解工作量後會確認報價、交付範圍、資料清單及交接安排；實際開始日期須按項目及雙方準備情況確認。

常見會計服務包括日常記帳、銀行對帳、應收應付款整理、月結損益表及資產負債表，以及年度核數和報稅資料準備。企業可按交易量及管理需要選擇單次整理或每月支援。Easy Biz 協助整合單據與財務紀錄、跟進核數師所需資料；法定核數及核數報告簽署須由具相應資格的核數師處理。

準備公司利得稅報稅前，通常先整理該會計年度的銀行月結單、銷售發票、採購及費用單據、薪酬與 MPF 紀錄、租約、資產和貸款資料，以及相關合約。申報文件則按企業類型及適用規定，包括財務報表、稅項計算表、核數師報告（如適用）及相關補充表格。這些準備資料不代表每份都須隨報稅表遞交；提交方式與限期應以稅務局通知及最新指引為準。Easy Biz 可協助建立清單、整理資料及對接專業人士。

記帳是把收入、支出及銀行交易整理成會計紀錄；核數是由具相應資格的核數師按適用規定審核財務報表；報稅則是根據帳目、稅項計算及相關法例完成申報。三者相互銜接但不相同。平日做好單據分類及月結，可減少年底補資料的壓力，不能因此省略依法需要的核數或申報程序。

行政或高管秘書服務主要協助日程、會議紀錄、電郵、客戶跟進及文件協調；法定公司秘書則涉及公司紀錄及法定申報等職責，須符合適用資格與規定。Easy Biz 可協助整理公司文件和提醒待辦事項；是否包括擔任法定公司秘書、公司註冊或周年申報，須在服務範圍中明確確認，不能把一般行政支援當作法定公司秘書任命。

可遠端處理的行政事務包括文件數碼化、雲端歸檔、郵件與政府信函跟進、會議安排、供應商聯絡、採購紀錄和工作進度追蹤。需要現場收件、盤點或實體操作的工作，則另行確認駐場安排。把工作、負責人、完成期限及核准權限寫清楚，能讓內部行政人員與外判團隊更有效協作。

可以先把員工資料、出勤、假期、薪金變動及供款紀錄集中整理，再按月核對薪酬和 MPF 資料，並為僱主報稅準備所需紀錄。Easy Biz 可按確認範圍協助計算、文件備製及跟進；最終核准和付款權限由企業指定負責人掌握，相關法定責任不會因外判而自動免除。

先列出行政、會計、HR、採購及客服的日常工作，找出重複輸入、無人跟進及交接斷點；再統一文件位置、命名規則、負責人和核准流程，建立標準作業程序（SOP）。最後用固定對接窗口及定期工作報告追蹤進度。Easy Biz 可由流程盤點開始，分階段整合後勤，不必第一步就更換所有系統。

先挑選高頻、重複而且規則清楚的工作，例如單據分類、表格整理及進度提醒，再刪除不必要的重複步驟。保留付款、合約及敏感資料的人工核准，並安排小範圍試行、操作指引和交接培訓。簡化後勤的目標是讓同事專注業務，不是把所有工作一次交給 AI 或直接撤走內部監督。

AI 秘書可按設定協助草擬電郵、整理會議摘要、文件分類、日程與待辦提醒，以及常見問題回覆草稿。Easy Biz 可按工作流程建立範本和使用指引，並提供協作培訓或操作支援。AI 輸出仍須核對；報稅、付款、法律文件及對外承諾等重要事項，應由獲授權人員覆核，不保證 AI 完全無誤。

市場推廣可按需要涵蓋品牌定位、社交媒體文案及設計、產品內容、推廣活動規劃，以及 Google Ads 或 Meta Ads 的設定與成效整理。應先確認目標客戶、預算、交付數量和衡量方式，再選擇單次項目或月度支援。廣告媒體費是否另計須在報價確認；曝光、查詢及銷售成果受多種因素影響，不能保證。

可按項目評估公司網站、服務介紹頁或活動落地頁的設計與內容整理，配合手機版排版、清晰導覽、查詢按鈕及基本搜尋引擎優化（SEO）。網站上線後亦可確認域名、SSL、網站維護和更新安排。SEO 重點是提供真正有用的服務內容、清楚頁面標題及可讀取的網頁，不是堆砌關鍵字，也不能保證 Google 排名。

先確認企業的實際業務、發展目標、項目預算及時間表，再查閱有關政府部門或執行機構的最新申請指引，核對资格、資助範圍及計劃是否仍接受申請。不同資助計劃可能調整或停止新申請，不能沿用過期資訊。Easy Biz 的資助 Funding 服務以資訊梳理、文件整理及進度跟進為主，並由企業確認申請內容。

常見準備資料包括商業登記、公司資料、香港業務證明、項目計劃、預算、供應商報價、財務資料及相關支出證明；部分計劃另有授權文件、聲明或完成報告要求。確實文件及提交時點以該計劃最新指引為準。Easy Biz 可協助檢查清單、整理文件及跟進補件，但最終審批由相關機構決定，不保證獲批或指定資助金額。